Hva innebærer tidsregistrering, fravær og bemanningsplanlegging også kalt workforce management?

Hva gjør et system for tidsregistrering, fravær og bemanningsplanlegging?

Et system for tidsregistrering, fravær og bemanningsplanlegging (ofte kalt workforce management-system) hjelper virksomheter med å holde oversikt over arbeidstid, fravær, ferie og bemanning. Det gjør det mulig å registrere når ansatte starter og avslutter arbeidsdagen, føre timer på prosjekter og andre dimensjoner, håndtere fravær, planlegge skift og turnus, og beregne lønnsgrunnlag automatisk. Målet er å gi både ledere og ansatte bedre oversikt, færre manuelle rutiner og mer korrekte data.

Systemet bidrar til at man etterlever lover og regler og gir en mer effektiv drift:  

• dokumenterer arbeidstid i tråd med arbeidsmiljøloven § 10-7
• beregner korrekt lønnsgrunnlag 
• gir bedre oversikt over overtid, fleksitid og fravær
• sikrer at bemanningen dekker virksomhetens behov og tar hensyn til hviltetidsbestemmelser og arbeidsavtaler
• bidrar til mindre manuelt arbeid og enklere administrasjon, blant annet ved å håndtere vaktbytter og ferieønsker

Er et tidsregistrering- og arbeidsplansystem det samme som et workforce management-system?

Begrepene overlapper, men de er ikke helt like.

Et workforce management-system (WFM) er en samlebetegnelse for løsninger som hjelper virksomheter å planlegge, registrere og følge opp arbeidstiden til ansatte. Det omfatter vanligvis flere funksjoner:

• tidsregistrering (når ansatte starter og slutter)
• fraværs- og feriehåndtering
• arbeidsplanlegging og turnus
• rapportering og analyse

Et tid- og arbeidsplansystem er en mer konkret beskrivelse av de delene av WFM som håndterer arbeidstid og bemanning i praksis – altså planlegging og registrering av tid. Man kan si at tid- og arbeidsplansystemet er kjernen i et workforce management-system.

Hvilke krav bør man stille til et tids- og fraværssystem?

Et godt system bør:

• registrere faktisk arbeidstid (start, slutt, pauser)
• støtte ulike arbeidstidsordninger som skift, rotasjon og fleksitid
• håndtere ferie og fravær automatisk
• kunne beregne lønnsgrunnlag og korrekt sykelønn automatisk
• kunne generere rapporter for arbeidstid, overtid og fravær
• kunne integreres med HR- og lønnssystemer
• være enkelt for ansatte å bruke, også på mobil

I Norge er det lovpålagt å registrere arbeidstid. Ifølge arbeidsmiljøloven § 10-7 skal arbeidsgiver føre oversikt over arbeidstiden til hver enkelt arbeidstaker. Det betyr at start- og sluttid for arbeidsdagen skal registreres, også for ansatte som ikke har fleksitid eller timelønn.

Dette kravet gjelder alle virksomheter – uavhengig av størrelse eller bransje. Formålet er å sikre at arbeidstid og hviletid overholdes, og å kunne dokumentere dette ved tilsyn.

Hvordan håndterer slike systemer fravær og ferie – særlig for skiftarbeid?

Et moderne system beregner fravær i sammenheng med arbeidstidsplanen. Det betyr at fravær regnes mot planlagte dagsverk, ikke bare kalenderdager.

Dette gir riktigere beregning av ferie, sykelønn og arbeidstid – spesielt for ansatte med varierende arbeidstid, fleksitid eller turnus.

Hvor mange ansatte bør virksomheten ha før man har glede av et WFM-system?

Selv små virksomheter kan ha nytte av et tidsregistreringssystem, siden alle arbeidsgivere er lovpålagt å føre arbeidstid, men gevinsten øker med antall ansatte og kompleksitet. Når virksomheten har flere avdelinger, skift, deltidsansatte eller varierende arbeidstid, blir et digitalt tidsregistreringssystem nærmest nødvendig for å holde oversikten.

Hvis virksomheten i tillegg har flere ansatte som jobber ulike tider eller skift, øker behovet for et system for bemanningsplanlegging. For virksomheter med jevn arbeidstid (for eksempel kontor) er behovet mindre, men i produksjon, service og transport blir et slikt system raskt en nødvendighet.