Hva er et tidsregistrerings- og fraværssystem?

Innholdsfortegnelse

På denne siden:  

• Hva gjør et tidsregistrerings- og fraværssystem?
• Hvorfor er dette lovpålagt i Norge?
• Hva bør du stille av krav til systemet?
• Hvordan håndteres fravær og ferie ved skiftarbeid?
• Hvordan registrerer man timer, og hvordan flyter data mellom systemer?
• Hvordan henger dette sammen med bemanningsplanlegging?
• Ofte stilte spørsmål
  
  

Hva gjør et tidsregistrerings- og fraværssystem?

Et tidsregistrerings- og fraværssystem gjør det mulig for virksomheter å holde oversikt over arbeidstid, fravær, ferie og bemanning — ved å registrere start- og sluttid, føre timer mot prosjekter, håndtere fravær, planlegge vakter og automatisere beregning av lønnsgrunnlag.

Systemet gir dere:

• Dokumentasjon av arbeidstid i tråd med arbeidsmiljøloven § 10-7
• Riktig beregnet lønnsgrunnlag, uten manuell etterkontroll
• Full oversikt over overtid og fravær
• Bemanning som ivaretar krav til hviletid og tilstrekkelig dekning
• Mindre manuelt arbeid og administrasjon for ledere og lønn

Hvorfor er dette lovpålagt i Norge?

Arbeidsmiljøloven § 10-7 pålegger alle arbeidsgivere — uavhengig av størrelse eller bransje — å dokumentere de ansattes arbeidstid, inkludert start- og sluttidspunkt for arbeidsdagen. Et tidsregistreringssystem gjør dette til en løpende, revisjonssikker prosess i stedet for en manuell øvelse som først blir synlig ved en kontroll. 

Hva bør du stille av krav til systemet?

Se etter et system som:

• Registrerer faktisk arbeidstid — start, slutt og pauser — ikke bare planlagt tid
• Støtter ulike arbeidstidsordninger: skift, turnus, fleksitid
• Håndterer ferie og fravær automatisk, koblet mot faktisk planlagt vakt
• Beregner lønnsgrunnlag og sykepenger automatisk
• Gir rapporter på fremmøte og overtid uten manuell rapportbygging
• Integrerer med HR- og lønnssystemer
• Er tilgjengelig der de ansatte faktisk jobber, også fra mobil
  
  

Hvordan håndteres fravær og ferie ved skiftarbeid?

 Moderne systemer beregner fravær mot den ansattes faktisk planlagte vakt, ikke bare kalenderdager. Det gir riktig resultat også ved skiftarbeid, deltid og varierende arbeidstidsordninger, der en «vanlig dag» ikke er det samme for alle ansatte. 

Hvordan henger dette sammen med bemanningsplanlegging?

Tidsregistrering og fraværshåndtering fungerer best når de er koblet til hvordan arbeidet faktisk er planlagt. Når fravær og faktisk arbeidstid måles mot en bemanningsplan - ikke bare en kalender - kan avvik, vikarbehov og lønnsgrunnlag beregnes riktig automatisk. 

Ofte stilte spørsmål

Er et tidsregistrerings- og arbeidsplansystem det samme som et workforce management-system?

Workforce management (WFM) er et samlebegrep som dekker planlegging, registrering og oppfølging av arbeidstid. Tidsregistrering, fraværshåndtering og bemanningsplanlegging er de mest sentrale byggeklossene i et WFM-system.

Er tidsregistrering og fraværshåndtering to forskjellige systemer?

Nei, i moderne løsninger som Capitech er dette samme system — fravær registreres og beregnes med samme data og regelverk som selve tidsregistreringen.

Hvor mange ansatte bør vi ha før vi har nytte av et slikt system?

Alle arbeidsgivere er lovpålagt å føre arbeidstid, uansett størrelse. Nytten øker med antall ansatte, avdelinger, skift og andeler deltid — virksomheter i produksjon, tjenesteyting og transport har ofte et tydeligere behov enn rene kontorvirksomheter.

Hvordan vet vi at virksomheten vår trenger et system?

Typiske tegn er at timer føres på papir eller i regneark, fravær håndteres over e-post, overtid og tillegg beregnes manuelt, eller at ledere ikke har oversikt over bemanningen fra dag til dag. Et digitalt system gir kontroll, færre feil og bedre etterlevelse av regelverket.

Hva koster et tidsregistrerings- og fraværssystem?

De fleste løsninger prises som et abonnement per ansatt per måned, med en engangskostnad for oppsett og opplæring. Kostnaden ved oppstart avhenger av hvor komplekse arbeidstidsregler og integrasjoner som skal på plass — mange velger å starte med tidsregistrering og bygge på med bemanningsplanlegging etter hvert.