Feil kan gi tapte refusjonsdager fra NAV
Har du for eksempel full oversikt over:
- Hvilke egenmeldinger som inngår i samme sykefraværsperiode som en sykmelding?
- Hvordan arbeidsplan, helg og friperioder påvirker start og slutt på arbeidsgiveransvaret?
- Hva som skjer når fravær registreres i etterkant?
Manglende oversikt kan føre til at arbeidsgiverperioden beregnes feil. Konsekvensenkan være tapte refusjonsdager fra NAV, eller at refusjonskrav stoppes og må korrigeres i ettertid.
Når fravær kombineres på ulike måter beregnes arbeidsgiverperioden ofte feil. Disse feilene oppdages ofte først når refusjonskravet sendestil NAV.
Her er tre typiske situasjoner som illustrererhvor lett det kan skje.
Eksempel 1: Sen registrering av egenmelding
Feilen oppstår ikke når sykmeldingen kommer, men når egenmeldingen registreres senere.
Caia jobber mandag til fredag og leverer en tre uker lang sykmelding fra mandag. Arbeidsgiverperioden løper i utgangspunktet i 16 dager, til og med tirsdag i uke 3.
I etterkant registreres en avglemt egenmelding for onsdag, torsdag og fredag uken før sykmeldingen startet.
Egenmelding hel dag inngår i arbeidsgiverperioden. Når denne registreres, forskyves starten på arbeidsgiverperioden til onsdag uken før sykmeldingen. Perioden løper da over helgen, og siste dag i arbeidsgiverperioden blir allerede torsdag i uke 2 av sykmeldingen.
Dersom dette ikke fanges opp, kan arbeidsgiver i dette tilfellet miste flere dager med berettiget refusjon fra NAV, uten at det er åpenbart hvor feilen oppstod.
Eksempel 2: Egenmelding, sykmelding og uregelmessige vakter
Her er det ikke mulig å beregne arbeidsgiverperioden korrekt uten full oversikt over arbeidsplanen.
Vi tar utgangspunkt i samme fravær som i eksempel 1, men Caia jobber ikke faste dager. Vaktene i turnusen varierer fra uke til uke.
Egenmelding er registrert onsdag til fredag, og sykmelding starter påfølgende mandag.
Er arbeidsgiverperioden fortsatt onsdag før sykmeldingen til torsdag i uke 2 av sykmeldingen?
Det vet vi ikke ennå.
Dersom Caia jobbet en planlagt vakt på søndagen mellom egenmelding og sykmelding, har hun vært tilbake i arbeid. Lørdag og søndag skal da ikke inngå i arbeidsgiverperioden, selv om egenmelding og sykmelding fortsatt anses som samme sykefraværsperiode.
I dette eksemplet gir ikke forskjellen utslag i refusjon, men det viser hvor små endringer i arbeidsplanen kan påvirke beregningen.
I praksis er det nettopp slike vurderinger som blir krevende å følge manuelt over tid. Derfor velger mange å bruke systemstøtte som synliggjør hvordan arbeidsgiverperioden faktisk beregnes i hver enkelt sak. (Lenger ned i artikkelen viser vi hvordan Capitech kan være den systemstøtten.)
Ønsker du mer innsikt i hvordan man beregner arbeidsgiverperioden anbefaler vi Simployers fagartikkel “Slik regner du ut arbeidsgiverperioden”
Eksempel 3: Første planlagte arbeidsdag avgjør
Arbeidsgiverperioden starter ikke nødvendigvis når sykmeldingen starter.
Vi tar eksempel 2 videre. Caia har egenmelding onsdag til fredag og sykmelding fra mandag. Spørsmålet er når arbeidsgiveransvaret faktisk starter på igjen under sykemeldingen.
Dersom mandag er en planlagt arbeidsdag, fortsette arbeidsgiverperioden fra da.
Dersom Caias første planlagte arbeidsdag er onsdag, starter ikke arbeidsgiverperioden på igjen før denne dagen.
I dette tilfellet:
• arbeidsgiverperioden starter onsdag med egenmelding
• løper tre dager
• stopper i helgen fordi Caia jobbet søndag
• starter igjen på første planlagte arbeidsdag under sykmeldingen
Sluttresultatet er at arbeidsgiverperioden avsluttes betydelig senere enn man først kunne anta.
Slike vurderinger forutsetter at fravær, arbeidsplan og regelverk vurderes samlet – noe som raskt blir krevende uten systemstøtte.
Når oppdages feilen?
Ofte først når:
• refusjonskrav sendes til NAV
• NAV ber om korrigering
• lønn allerede er utbetalt
Da erarbeidet allerede gjort, og frustrasjonen merkbar for HR, leder og den ansatte.
Systemstøtte i Capitech med NAVs regelverk som utgangspunkt
Capitech støtter beregning av arbeidsgiverperioden basert på sammenhengende sykefravær, med NAVs hovedregler som grunnlag.
Systemet samler relevante fravær i én sykefraværsperiode og gir en tydelig oversikt over:
• hvilke fravær som anses å høre sammen
• hvilke dager som inngår i arbeidsgiverperioden
• når arbeidsgiveransvaret starter og avsluttes
• sentrale nøkkeltall for sykefraværet
Dette gir HR, lønn og ledere et felles og forståelig beslutningsgrunnlag – og bedre forutsigbarhet for den ansatte.
Tidlig varsling når noe endrer seg
Når fravær endres på en måte som kan påvirke arbeidsgiverperioden, varsler Capitech tydelig, for eksempel ved etterregistrering av egenmelding.
Varslene forklarer at arbeidsgiverperioden er påvirket og hvordan brukeren skal håndtere dette for å rette feil før de får konsekvenser for lønn eller refusjon.
Capitech er et støtteverktøy – ikke en fasit
NAVs regelverk er alltid styrende. Capitech erstatter ikke faglige vurderinger, men gir bedre forutsetninger for å gjøre dem riktig.
Derfor finnes det en egen hjelpeside som:
• dokumenterer hva som støttes automatisk
• beskriver begrensninger
• forklarer hvordan spesialtilfeller kan håndteres
Her finner du reglene: NAVs regelverk om sykepenger i arbeidsgiverperioden:
Resultatet: bedre kontroll og færre overraskelser
Med riktig systemstøtte blir sykefraværsoppfølgingen:
• tryggere for den ansatte
• mer forutsigbar for leder
• mindre risikofylt for virksomheten
Trygghet og kontroll og i tråd med NAVs regelverk.
Del siden:
