Hva ble partene enige om?
En sentral del av årets oppgjør er at arbeidsgiver skal forskuttere sykepenger, foreldrepenger og pleiepenger i opptil 4 måneder. Dette flytter i praksis mer ansvar fra NAV til arbeidsgiver når det gjelder utbetaling og oppfølging.
I flere tariffavtaler er det forhandlet frem lignende bestemmelser tidligere, som for eksempel tariffavtalen mellom Handel og Kontor og Virke og mellom YS og Parat. Den nye avtalen mellom Fellesforbundet og Norsk Industri er mer omfattende enn tidligere avtaler og vil trolig sette standard for flere tariffavtaler fremover.
Økt press på likviditeten
Den mest åpenbare konsekvensen av denne endringen er knyttet til virksomhetenes likviditet. For virksomheter med høyt sykefravær, kan dette utgjøre betydelige beløp som må forskutteres før refusjon kommer. Forsinkelser i refusjon eller feil i kravgrunnlaget kan forsterke effekten ytterligere.
Mer ansvar på arbeidsgiver
Endringen innebærer at arbeidsgiver må ha bedre kontroll på hele sykefraværsprosessen, inkludert fraværet og dokumentasjon. Det gjelder særlig:
-
Korrekt registrering av fravær
-
Oversikt over arbeidsgiverperioden
-
Håndtering av kombinasjoner av egenmelding og sykmelding
-
Dokumentasjon mot NAV
Behovet for økt kontroll vil også gjelde for Nav sitt vedtak for når foreldrepenger og pleiepenger skal starte og stoppe.
Små feil kan få store konsekvenser. Manglende oversikt kan føre til at refusjonskrav enten blir feil eller forsinket – og i verste fall avvist.
Risikoen øker - feil kan bli kostbare
Når arbeidsgiver både utbetaler og krever refusjon, blir konsekvensene av feil tydeligere. Vår erfaring er at de mest typiske utfordringene er:
-
Feil beregning av arbeidsgiverperioden
-
Manglende kobling mellom arbeidstid og fravær
-
Etterregistrering av fravær som endrer grunnlaget
-
Mangelfull dokumentasjon
I mange tilfeller vil feil oppdages først når refusjonskravet sendes eller avvises og da kan pengene allerede være utbetalt.
Økte krav til systemer og datakvalitet
Endringen forsterker problemet mange virksomheter opplever knyttet til kontroll på arbeidstid og fravær. Arbeidsmiljøloven stiller strenge krav til at arbeidsgiver skal ha oversikt over faktisk arbeidstid, inkludert start- og sluttidspunkt. Vår erfaring er at mange arbeidsgivere synder mot dette kravet.
For mange virksomheter vil krav om (eller: plikt til) forskuttering bety et økt behov for å stramme opp rutiner og systemstøtte. Det viktigste er å sikre:
-
Èn samlet kilde for arbeidstid og fravær
-
Oppdatert og korrekt registrering – i sanntid
-
Tydelige rutiner for sykefraværsoppfølging
-
God kontroll på arbeidsgiverperiode
Mange virksomheter bør vurdere å gå bort fra manuelle løsninger og over til systemer som håndterer kompleksiteten automatisk.
En mer krevende – men håndterbar hverdag
Forskuttering av sykepenger gjør ikke sykefravær mer komplisert i seg selv, men det gjør konsekvensene av feil større. For arbeidsgivere betyr det:
-
Mer ansvar
-
Større økonomisk eksponering
-
Høyere krav til kontroll og dokumentasjon
Virksomheter som har gode rutiner og systemstøtte vil håndtere dette uten store problemer. For andre kan dette bli en kostbar vekker.
