Tidsregistrering

Timeregistrering og tidsregistrering er to begrep som brukes for å beskrive prosessen for innsamling av timeunderlag. Samlebegrepet timefangst kan også tas i bruk. I tillegg til normal arbeidstid, må det tas hensyn til tillegg, overtid, ferie, fravær, fleksitid, akkord, reisetid med mere. For selskap med en høy andel personalkostnader, blir dette spesielt viktig å få kontroll på i selskapets ressursstyring.

Underlaget fra timeregistreringen danner sammen med føringene i arbeidsmiljøloven og selskapenes egne avtaleverk utgangspunkt for automatisk produksjon av lønnsgrunnlag, fakturagrunnlag, prosjektforbruk med videre. Med integrerte løsninger holder det at timeunderlaget godkjennes av overordnet før det automatisk overføres til de integrerte systemene.

Det er en helt vanlig problemstilling i mange selskap å bruke mye tid til gjennomgang av timeunderlaget. Kan vi stole på tallene vi blir presentert? Deretter må feil korrigeres før det manuelt eksporteres til andre system. Dersom timeunderlaget er korrekt, kan selskapet skifte fokus til å se fremover. De kan gjøre gode analyser basert på dataunderlaget i timefangsten og ut fra det iverksette de riktige tiltakene for forbedring.

Tidsregistreringen er grunnlaget for  dataunderlaget. For å sikre at dataunderlaget blir korrekt, må det være enkelt for ansatte å registrere timer. Disse løsningene må være tilpasset den enkelte arbeidsplass. Det kan være enkle timeregistreringsløsninger i inngangsparti der de ansatte registrerer seg inn og ut med nøkkelkort, eller mer kompliserte arbeidsmiljø, som fuktige produksjonslokale med intradag bytte av arbeidsoppgaver, der tidsregistreringen gjøres i nærheten av produksjonlinjene på registreringsløsninger som er tilpasset miljøet rundt. De ansatte må samtidig ha full oversikt over arbeidsvakter, fleksitid, registrerte timer, fraværsregistreringer og timekonto i en egen ansattportal lett tilgjengelig på mobil og PC. Timene skal godkjennes i etterkant av overordnet for å sikre at timeunderlaget er korrekt. Lykkes vi med lav terskel, både for ansatt og overordnet, og enkel timefangst tilpasset organiseringen på arbeidsplassen, vil dette være et godt grunnlag for korrekt timeunderlag.

Med korrekt timeunderlag, kan vi bruke dataene til analyser. Det er mye informasjon i historiske timedata som kan bistå selskapet til å treffe de riktige beslutningene for effektiv drift. Eksempler kan være analyse av utvikling i timeforbruk fra et år til et annet, sykefravær på tvers av avdelinger eller utviklingen i kostnader per time for en spesifikk avdeling fra et år til et annet. Mulighetene er uendelige. Rapporter skal kunne velges fra et standard stortiment eller skreddersys selskapets behov og bli gode beslutningsunderlag. Det skal gi selskapets ledelse kontroll.

Historiske data kan også brukes til å lage økonomiske prognoser. Lønnskostnadene for hver enkelt ansatt er stabile og med en ressursplan for kommende periode, skal du som leder kunne ta ut rapporter som viser deg faktiske og planlagte personalkostnader. For å lykkes med dette må daglige lønnskostnader være tilgjengelig. Det er for lenge å vente til en månedlig lønnskjøring. Hvor høy kostnad vil planlagt bemanning gi i den kommende måneden? Du skal kunne sammenligne med tidligere perioder og du skal få prognoser på forventet personalkostnader gitt bemanningen du har lagt inn i plan.

Formålet med tidsregistrering / timeregistrering er ikke overvåkning av ansatte. Formålet er å gi selskapets ledelse full kontroll over personalkostnaden og sikre at selskapet ikke bryter selskapets avtaleverk eller arbeidsmiljøloven for noen av de ansatte. Målet er å skape en god og effektiv arbeidsflyt som gir synlige resultater. På bunnlinja. I arbeidshverdagen. På fritiden.