Personalkostnader

Et selskap skal kunne fokusere på kjernevirksomheten og bruke minst mulig tid til administrative rutiner. For et selskap med en høy andel personalkostnader, blir kontroll på denne kostnadsbasen viktig. Dette gjelder både faktisk arbeidede timer og ikke-arbeidede timer som ferie, helligdager, sykefravær og diverse permisjoner

Timeregistrering og tidsregistrering er to begrep som brukes for å beskrive prosessen for innsamling av timeunderlag. Samlebegrepet timefangst kan også tas i bruk. I tillegg til normal arbeidstid, må det tas hensyn til tillegg, overtid, ferie, fravær, fleksitid, akkord, reisetid med mere. For selskap med en høy andel personalkostnader, blir dette spesielt viktig å få kontroll på.

Underlaget fra timefangsten danner sammen med føringene i arbeidsmiljøloven og selskapenes egne avtaleverk utgangspunkt for automatisk produksjon av lønnsgrunnlag, fakturagrunnlag, prosjektforbruk med videre. Med integrerte løsninger holder det at timeunderlaget godkjennes av overordnet før det automatisk overføres til de integrerte systemene.

Med korrekt timeunderlag, kan man bruke dataene til analyser. Det er mye informasjon i historiske timelister som kan bistå selskapet til å treffe de riktige beslutningene for effektiv drift. Eksempler kan være analyse av utvikling i timeforbruk fra et år til et annet, sykefravær på tvers av avdelinger eller utviklingen i kostnader per time for en spesifikk avdeling fra et år til et annet. Mulighetene er uendelige. Rapporter skal kunne velges fra et standard sortiment eller skreddersys selskapets behov og bli gode beslutningsunderlag. Det skal gi selskapets ledelse kontroll.

Historiske data kan også brukes til å lage prognoser. Lønnskostnadene for hver enkelt ansatt er stabile og med en ressursplan for kommende periode, skal du som leder kunne ta ut rapporter som viser deg faktiske og planlagte personalkostnader. For å lykkes med dette må daglige lønnskostnader være tilgjengelig. Det er for lenge å vente til en månedlig lønnskjøring. Hvor høy kostnad vil planlagt bemanning gi i den kommende måneden? Du skal kunne sammenligne med tidligere perioder og du skal få prognoser på forventet personalkostnader gitt bemanningen du har lagt inn i plan.

Formålet med tidsregistrering / timeregistrering er ikke overvåkning av ansatte. Formålet er å gi selskapets ledelse full kontroll over personalkostnaden og sikre at selskapet ikke bryter selskapets avtaleverk eller arbeidsmiljøloven for noen av de ansatte. Målet er å skape en god og effektiv arbeidsflyt som gir synlige resultater.