Mange virksomheter registrerer arbeidstid feil

Lovkrav

Arbeidsgivere i Norge er iht arbeidsmiljloven §10-7 lovpålagt å ha oversikt over hvor mye hver enkelt ansatt jobber, men det er ikke godt nok å bare ha sum arbeidstid pr dag eller en liste med datoer, klokkeslett og timer. Arbeidstilsynet har en egen artikkel om registrering av arbeidstid her. I korte trekk beskriver den at arbeidsgiver har ansvar for:

• At arbeidstid blir registrert og kan dokumenteres
• At dokumentasjonen er utformet slik at det kan kontrolleres at lovens krav er oppfylt
• Å beskrive hvem som skal føre oversikt
• Å holde løpende kontroll med arbeidstid til de ansatte

Arbeidstilsynet vil ved kontroll be om oversikt som viser:

• Dato, samt tidspunkt for arbeidets start og slutt
• Antall arbeidede timer
• Pauser og eventuell overtid

Ta en enkel test

Kan vi på 2 minutter vise Arbeidstilsynet nøyaktig når et utvalg av våre ansatte jobbet en bestemt dag for 3 måneder siden? Hvis svaret er nei, er systemet ofte ikke godt nok.

6 vanlige feil norske bedrifter gjør

1. Registrerer bare planlagt arbeidstid

Mange arbeidsgivere registrerer kun planlagt arbeidsplan eller kontraktsfestet arbeidstid, ikke faktisk arbeidstid. Hvis bare planen registreres, bryter man kravet i loven. Loven krever faktisk arbeidstid, inkludert overtid.

2. Registrerer ikke pauser

Arbeidstilsynet forventer normalt at oversikten også viser pauser, spesielt hvis de ikke er betalt. Ofte godtas det at ansatte ikke registrerer pause dersom det ikke er avvik til planlagte, ikke-betalte pauser. Dersom ansatte jobber i pause må dette registreres. Registrering av pauser er viktig for å kontrollere arbeidstid og hviletid. 

3. Lar ansatte rapportere timer per dag, per uke eller måned

Noen bedrifter lar ansatte føre 37,5 timer per uke eller 7,5 timer per d ag. Slik registrering bryter med kravet om registrering av tidspunktet for arbeidets start og slutt og er dermed ikke tilstrekkelig.

4. Mangler oversikt over overtid

Hvis overtid ikke registreres tydelig, er det vanskelig å dokumentere at:

• overtidsgrensene overholdes

• ansatte får riktig overtidsbetaling

• hviletidsregler følges

Dette er et av de punktene Arbeidstilsynet oftest reagerer på. 

5. Ingen registrering for fleksitid eller hjemmekontor

Mange tror at fleksible arbeidsformer betyr at registrering ikke er nødvendig. Dette er feil. Selv med fleksitid, hjemmekontor e.l. skal arbeidstid fortsatt registreres.

6.  Misforstår unntakene i Arbeidsmiljøloven

Særlig uavhengige stillinger er unntatt reglene om arbeidstid i Arbeidsmiljøloven. Mange bedrifter mistolker kravene som settes til særlig uavhengige stillinger eller klassifiserer ansatte som ledende eller særlig uavhengige for å slippe registrering. Arbeidstilsynet tolker dette strengt og mange stillinger oppfyller ikke kriteriene til særlig uavhengig stilling. Her er en sjekkliste som kan hjelpe. 

Sjekkliste for korrekt registrerering av arbeidstid

Vi har laget en sjekkliste som gjør det enkelt å vurdere om man registrerer arbeidstid i henhold til kravene i Arbeidsmiljøloven. Last ned kravene her: