Når ansatte jobber til ulike tider på døgnet, skal det finnes en arbeidsplan som viser hvilke uker, dager og tider den enkelte skal jobbe. Planen skal utarbeides i samarbeid med tillitsvalgte, drøftes i forkant og være lett tilgjengelig for de ansatte.
En typisk årsskiftefeil er at endringer som skulle gjelde fra 2026 aldri ble lagt inn i 2025. Da starter året på gammel logikk, og turnusen må “lappes” operativt uke for uke.
Et praktisk grep er å bruke en grunnplan, for eksempel en 8-ukers turnus, som rulles ut for året. Deretter håndteres fravær, vikarer, fri og vaktbytter i den operative planen uten at selve utgangspunktet endres. Skal dere endre turnus fra en bestemt dato, etableres en ny grunnplan fra den datoen.
Oversikt over arbeidstid - Korrekt lønnsgrunnlag uten mikrostyring
Arbeidsgiver skal føre en oversikt som viser hvor mye den enkelte faktisk har arbeidet, og oversikten skal kunne fremvises ved behov. For ledere, HR og lønn handler dette mest om å ha et pålitelig grunnlag for riktig lønn, riktig håndtering av overtid og færre diskusjoner i etterkant.
Dette er ikke et kontrollverktøy ment for mikroovervåkning. I moderne løsninger kan timer, tillegg og pauser beregnes automatisk etter regelsettet dere har, nettopp for å sikre riktig resultat uten unødvendig ekstrabelastning for ansatte.
Røde dager og høytidsaftener - Der små feil blir dyre
Det er ofte rundt røde dager og høytidsaftener at feil oppstår. Søn- og helgedagsreglene er tydelige, men krevende i praksis når vakter treffer flere tillegg samtidig.
Hovedregelen er arbeidsfri fra kl. 18.00 dagen før søn- og helgedag til kl. 22.00 dagen før neste virkedag. På jul-, påske- og pinseaften er hovedregelen arbeidsfri fra kl. 15.00 til kl. 22.00 dagen før neste virkedag. Arbeid i disse periodene regnes som søn- og helgedagsarbeid og er i utgangspunktet ikke tillatt med mindre arbeidets art gjør det nødvendig.
Det viktigste tiltaket er at disse dagene håndteres gjennom regelsett i systemet, slik at lønn og tillegg beregnes korrekt automatisk når vakter krysser kveld, natt, høytid og helg.
Fleksitid kan fungere godt, men bare når grensene er tydelige. Pålagt arbeid utover ordinær tid er overtid, ikke fleks. Plusstid og overtid bør derfor holdes adskilt i både praksis og rapportering.
Det er også nyttig å minne om at overtidsarbeid gir krav på minst 40 prosent tillegg. Dersom overtid tas ut som avspasering, skal tillegget normalt utbetales, ikke forsvinne.
Ferieloven legger hovedansvaret på arbeidsgiver for at ferie faktisk gis. I starten av året er det smart å etablere en tydelig praksis for planlegging, frister og beslutninger, slik at feriesaldo ikke blir et problem senere.
To forhold skaper ofte misforståelser. Søndager og lovbestemte helge- og høytidsdager regnes ikke som virkedager i feriesammenheng. I tillegg kan ansatte kreve beskjed om fastsatt ferie senest to måneder før ferien tar til, med unntak når særlige grunner gjør dette vanskelig.
Mange blander overføring og utbetaling. Det kan inngås skriftlig avtale om å overføre inntil 12 virkedager lovbestemt ferie til neste ferieår. Lovbestemt ferie som ikke tas ut, skal som hovedregel overføres. Lovbestemt ferie kan normalt ikke “kjøpes ut” så lenge arbeidsforholdet består.
Unntaket er ved opphør av arbeidsforhold, der feriedager til gode håndteres i sluttoppgjøret.